「承知いたしました」がとっさに出ない？ビジネスでの正しい使い方とNG場面を徹底解説

「承知いたしました」という言葉、ビジネスシーンで使おうとして「これで合っているかな？」と不安になったり、とっさに出てこなくて困ったりしていませんか？とても丁寧な表現ですが、使い方を間違えると相手に意図が伝わらなかったり、不自然な印象を与えてしまったりすることもあります。

この記事を読めば、「承知いたしました」を正しく使うためのポイントが分かり、自信を持ってコミュニケーションが取れるようになります。主な原因は、相手との関係性や依頼された内容を正しく理解できていない可能性が高いです。

「承知いたしました」は、自分の立場をへりくだって相手を敬う「謙譲語」です。そのため、主に上司や取引先、お客様といった目上の方に使うのが適切です。

原因の解説
同僚や部下、後輩に対して使うと、丁寧すぎてかえって距離感のある、堅苦しい印象を与えてしまうことがあります。相手や場面によっては、不自然に聞こえたり、場合によっては皮肉と捉えられたりする可能性もゼロではありません。

具体的な解決手順
相手との関係性に応じて、次のように言葉を使い分けましょう。

同僚や、関係性が近い先輩の場合: 「了解しました」「わかりました」などが一般的です。これらは丁寧語であり、相手への敬意を保ちつつも、より自然なコミュニケーションが可能です。
部下や後輩の場合: 「了解」「わかった」など、より簡潔な表現で問題ないことが多いでしょう。ただし、会社の文化や関係性に合わせて調整することが大切です。

「承知いたしました」は、相手の依頼や指示を「理解し、受け入れる」という意味を持つ言葉です。そのため、依頼を断らなければならない場面で使うことはできません。

原因の解説
もし断る状況で「承知いたしました」と言ってしまうと、相手は「受け入れてくれた」と認識してしまい、後で大きなトラブルに発展する可能性があります。この言葉には、依頼された内容を実行するという約束のニュアンスが含まれることを理解しておきましょう。

具体的な解決手順
依頼を断る場合は、「できない」ということを明確に、しかし丁寧に伝える必要があります。その際は、以下のような表現を使いましょう。

否定の意思を丁寧に伝える: 「申し訳ございませんが、いたしかねます」という表現が適切です。「いたしかねます」は「することは難しい」という意思を柔らかく伝えることができます。
クッション言葉とお詫びを添える: 「大変申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を前置きし、対応できない理由や代替案を添えると、より丁寧な印象になります。

「承知いたしました」は、あくまで「依頼や指示を受け入れた」ことを伝える表現です。感謝や謝罪の気持ちを伝えたい場合には、そのための言葉を別途添える必要があります。

原因の解説
例えば、何かを教えてもらった際に「承知いたしました」とだけ返事をすると、感謝の気持ちが十分に伝わらない可能性があります。また、ミスを指摘された場面で使うと、ただ事実を認知しただけで、反省の意が伝わりにくいことがあります。

具体的な解決手順
伝えたい気持ちに合わせて、言葉をプラスしましょう。

感謝を伝えたい場合: 「ご教示いただき、ありがとうございます。承知いたしました。」のように、まず感謝の言葉を述べます。
謝罪を伝えたい場合: 「ご指摘ありがとうございます。大変申し訳ございませんでした。以後、注意いたします。承知いたしました。」のように、謝罪の言葉を明確に伝えます。

基本的な対策を試しても、まだ使い方に迷う場合は、以下の点も意識してみてください。

「かしこまりました」との使い分けを意識する
「かしこまりました」も目上の方に使える非常に丁寧な言葉ですが、「承知いたしました」よりも相手への敬意や謹んでお受けするというニュアンスが強くなります。特に、お客様への対応など、より深い敬意を示したい場面で使うと効果的です。
状況に応じて他の類語も検討する
毎回「承知いたしました」ばかりでは、単調な印象を与える可能性もあります。例えば、注文や予約を受ける際は「承りました」という表現も使えます。これは特にお客様対応でよく使われる言葉です。

最後に、この記事の要点を3つにまとめます。

これらのポイントを押さえることで、「承知いたしました」を適切な場面でスムーズに使えるようになります。正しい言葉遣いをマスターして、より円滑なコミュニケーションを目指しましょう。